Sebelum kita membahasa peran komunikasi dalam suatu organisasi, tidak ada
salahnya kita mengintip sedikit arti dari komunikasi. Istilah komunikasi
berasal dari kata latin communicare
atau communis yang berarti sama atau
menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita
berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi
komunikasi :
1.Menurut Carl I Hovland yang dikutip oleh
Onong Uchyana Efendy, komunikasi adalah upaya yang sistematis untuk merumuskan
secara tegas asas-asas penyampaian informasi serta pembentukan pendapat dan
sikap. (Efendy, Onong Uchyana. 1984. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek.
Bandung: Rosdakarya)
2.Menurut Hovland, Janis dan Kelley yang
dikutip oleh Arni Muhammad, komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus
yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. (Muhammad,
Arni. 2004. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara)
3.Arni Muhammad membuat suatu definisi mengenai
komunikasi yaitu pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim
pesan dan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku. (Muhammad, Arni. 2004.
Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara)
4.Menurut Shannon dan Weaver yang dikutip oleh
Cangara bahwa "komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling
mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak disengaja, tidak terbatas
pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal
ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. (Cangara, Hafied. 2003. Pengantar
Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.)
Komunikasi
juga dapat diefinisikan sebagai suatu proses penyampaian informasi dan
pengertian dari satu orang ke orang yang lain. Tujuan komunikasi dalam proses
organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar
terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
Setelah
kita mengetahui arti dari komunikasi, kita juga perlu mengetahui unsur – unsur
dari komunikasi agar ilmu yang kita dapat tidak setengah – setengah. Unsur –
unsur komunikasi ada 5, yaitu :
1. Komunikator
2. Menyampaikan berita
3. Berita-berita yang
disampaikan
4. Komunikasi
5. Tanggapan atau reaksi
Kita sudah tahu apa pengertian komunikasi dan unsur – unsurnya, tapi bagaimana menyalurkan
ide melalui komunikasi ya? Tidak usah bingung, karena berikut adalah tahapan-tahapannya :
- Ide (gagasan) => Si Sender (pengirim)
- Perumusan
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata. - Penyaluran (Transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan simbol, atau isyarat dsb. - Tindakan
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan. - Pengertian
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver (penerima). - Penerimaan
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
Seperti
kehidupan yang pasti penuh rintangan atau hambatan yang menghadang, begitu pula
pada komunikasi. Pada komunikasi dapat terjadi hambatan sebagai berikut :
1. Hambatan dari proses
komunikasi
·
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas
bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau
situasi emosional.
·
Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal
ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga
mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan
penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
·
Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi,
misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat
mendengarkan pesan
·
Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si
penerima
·
Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari
informasi lebih lanjut
·
Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan
apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak
jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan
fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi,
dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang
tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Faktor
pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan
dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas
atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya
perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya
istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya
bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan
psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan
nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan,
sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si
penerima pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi
karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau
ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang,
dll.
Setiap ada masalah atau
hambatan pasti ada cara untuk mengatasinya dan cara untuk mengatasi hambatan
komunikasi yaitu :
1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan
pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta
dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima
berita
- bagaimana latar belakang
pendidikannya,
- bagaimana pengetahuan
tentang subyek pembicaraan,
- sejauh mana minat dan
perasaanya
3. Rencanakan secara
teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan
Bukan
hanya makhluk hidup saja yang dapat diklasifikasikan, komunikasi juga mempunyai
klasifikasi dalam organisasi yaitu :
1.Dari segi sifatnya :
a.
Komunikasi Lisan
Komunikasi
jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan
timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.
b.
Komunukasi Tertulis
Komunikasi
secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa
kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi
ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang
telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi
tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila
komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak
dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya
teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung,
namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.
c.
Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal mencakup
aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan
efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena
itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila
kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu
lambat.
c. Intonasi suara: akan
mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain
artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang
tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat
meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa
dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai
hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan
satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas.
Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung
pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan
karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi,
artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang
disampaikan.
d.
Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal
adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan
arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi
non verbal :
a. Ekspresi wajah. Wajah
merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan
suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan
sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama
berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai
lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan.
Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk
mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk
komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada
komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan
emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya
berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan
ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep
diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah
satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi.
Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai
desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah
yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total
dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama
berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya
untuk menghilangkan stress.
2. Menurut Keresmiannya :
a.
Komunikasi Formal
Komunikasi
Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam
suatu organisasi.
b.
Komunikasi Informal
Komunikasi
informal (the grapevine) biasanya
disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari
satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak
bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
Jadi
agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa
memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan
(komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang
meresahkan karyawan).
Kata pepatah tak ada gading yang tak retak,
tidak ada satupun yang sempurna. Tentunya kecuali Allah Yang Maha Sempurna.
Maaf jika tulisan di atas tidak sempurna, semoga bermanfaat untuk kita semua.
Sumber
referensi :
